Cuentas de correo electrónico de uso colectivo
Tabla de contenidos
En la Universidad Miguel Hernández (UMH) existen dos tipos principales de cuentas de correo electrónico (correo-e) de uso colectivo, adicionales a la corporativa de uso individual, todas con implementación y soporte propio del Servicio de Innovación y basadas en Google Workspace:
- Buzón compartido.
- Lista de distribución de correo (Google Groups). Notad que esta incluye lo que, hasta ahora, conocíamos como ‘Alias básico’.
Características generales
Dependiendo del tipo de la cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional que se elija, éstas tienen unas características diferenciadas y limitación del número de usuarios;
- Buzón compartido: limitado a 25 a cuentas corporativas (sólo del dominio @goumh.umh.es).
- Lista de distribución: ilimitado a cuentas corporativas (@goumh.umh.es)) y limitado a 4000 cuentas externas (no UMH).
Cómo solicitarlo y añadir o eliminar miembros
La solicitud de alta va implícita al acto de añadir el primer miembro. Para modificar los integrantes de los dos tipos de cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional, se procederá de la siguiente manera:
– Buzón compartido: (Creación y mantenimiento) mediante el CAU.
– Lista de distribución de correo: (Creación) mediante el CAU. Para solicitar moderar una lista manual (no automática), se deberá solicitar mediante el CAU.
Para pedir la baja, ha de hacerse vía el CAU (implícitamente se puede hacer pidiendo la eliminación de todos los miembros).
Diferencias entre los tipos de cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional
– Buzón compartido
Google trata este tipo como si fuera una cuenta de usuario, es decir, dispone de su propio acceso a la cuenta. Para acceder al buzón hay que entrar primero a la cuenta de usuario personal UMH desde el gmail.umh.es (usuario/clave de acceso). Es una cuenta completa, con su bandeja de entrada y demás funcionalidades, así como servicios de Google Workspace for Education (Google Calendar, Google Drive, etc.).
Una vez autenticado en el SSO y accedido al sistema de correo de Gmail, en la parte superior derecha, pulsar sobre el icono del perfil para desplegar un menú, al pulsar sobre el nombre del buzón se abrirá en ventana nueva, el acceso al INBOX de buzón compartido.
El buzón compartido no envía copia de los mensajes recibidos a los miembros como hace un alias, por tanto, se debe revisar la bandeja de entrada desde la propia cuenta del buzón compartido.
Las listas de distribución de correo electrónico basadas en Google Grups pueden ser automáticas o manuales.
– Calendar o Drive en un buzón compartido
Para añadir un calendario o una carpeta del Drive asociada a un buzón compartido es necesario solicitarlo mediante un parte CAU (Centro de Atención a Usuarios) para que un técnico gestione la incorporación de esta funcionalidad.
– Lista de distribución
Las listas automáticas son nutridas de usuarios [vía el sistema de administración de Google Groups] desde el ERP corporativo , bien por tipo de vinculación (por ejemplo, todos los miembros de una Unidad Organizativa, como un servicio de la UMH), bien colectivos que cumplen alguna condición dada (por ejemplo, todo el PDI). No hay que hacer nada por parte del responsable o moderador para mantener los miembros que forman parte de ella. La configuración viene predeterminada con los criterios con los que se generó. Estas listas son gestionadas íntegramente por la Universidad Miguel Hernández de Elche; aunque el usuario solicite la baja, si sigue cumpliendo los requisitos de pertenencia a la lista, seguirá apareciendo en la misma.
Las manuales, como su nombre indica, son totalmente gestionadas por el responsable o moderador y bajo su responsabilidad; la pertenencia es nominal.
La lista de distribución de correo no posee bandeja de entrada a la vista ni ninguna de las funcionalidades de una cuenta de correo electrónico estándar. Funcionan enviando un correo electrónico a la dirección de la lista, siendo una copia de éste reenviada a cada uno de los miembros para que éstos los lean en los INBOX de las cuentas de correo con las que están suscritos.
Cambios de funcionalidad en las cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional en funcionamiento
Si está utilizando una lista de correo y quiere cambiarlo a buzón compartido manteniendo el mismo nombre o cambiándolo por otro distinto, deberá tener muy en cuenta que este cambio comporta la eliminación del alias vigente para poder generar el nuevo. Este cambio conlleva la pérdida no recuperable de todos los mensajes que puedan existir en ese momento. Durante el tiempo que dure el proceso de cambio no entrarán nuevos mensajes con la consiguiente pérdida de los mismos. Sólo el buzón compartido permite migrar todo el contenido a otro.
Tiempo necesario para efectuar un cambio
Para todos los casos, el cambio en una cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional tiene un tiempo estimado de al menos 48 horas desde el momento en que se solicita. Durante ese tiempo la cuenta afectada NO podrá recibir nuevos correos.
La sincronización de los cambios realizados a través del módulo con la propia lista automática se realiza todas las madrugadas (entre la 1:00 y las 4:00 horas), entrando inmediatamente en vigor, y los cambios son supervisados por un técnico todas las mañanas en horario de jornada laboral.